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Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Vi accompagniamo passo passo nel processo che porterà dalla carta alla fatturazione elettronica.

Qual'è il contesto normativo che obbliga molte aziende a passare alla fatturazione elettronica?

Dal 6/6/2014 tutte le aziende che inviano fatture alla PA devono inviarle in modalità elettronica, devono quindi passare alla fatturazione elettronica per almeno una parte dei documenti.

Per effettuare il passaggio dalla carta, al formato elettronico è necessario investire in tecnologia, perchè non approfittarne e riconsiderare in una visione di insieme il passaggio da analogico a digitale, consetendo di stabilre step by step quali documenti produrre in forma cartacea e quali in forma digitale?
Potrebbe essere l'occasione giusta per sfruttare la medesima tecnologia applicandola ad altri processi, velocizzando e ottimizzando la gestione dei documenti attivi e passivi.

Entriamo nel dettaglio per comprendere meglio di cosa stiamo parlando.

Fatture attive

Tutti i documenti generati da ERP vengono inviati in stampa su una specifica coda; per ogni spool si attiva un processo.

  1. Il primo step del processo è la conversione dello spool in un file xml rispondente ai requisiti indicati dalla normativa e in un file pdf di più facile consultazione.
  2. Il file viene inviato al responsabile che appone la firma digitale.
  3. Il file firmato con i metadati a corredo può essere :
  • inviato a un servizio esterno per la conservazione sostitutiva
  • inviato al cliente via PEC
  • stampato

N.B.

Le fatture archiviate all’interno della piattaforma di gestione documentale Genius DMS possono poi essere associate a tutti i documenti relativi al ciclo di vendita (ordine, bolle, mail, prove di laboratorio ecc) per comporre un fascicolo virtuale della commessa

Fatture passive 

  • La fatture sono ricevute via PEC

  • Il sistema in automatico converte il file XML in un formato leggibile in pdf che viene sottoposto ad approvazione
  • Se il documento viene approvato il sistema produce in automatico la notifica di accettazione secondo le specifiche richieste dalla normativa
  • La fattura in formato pdf viene salvata all’interno del sistema di gestione documentale e automaticamente indicizzata.
  • La fattura può essere stampata per facilitare la registrazione in prima nota oppure è possibile fare un’integrazione diretta sul gestionale per l’importazione dei metadati
  • Una volta definito il numero di protocollo iva i metadati vengono aggiornati e la fattura inviata a un servizio esterno per la conservazione sostitutiva

Conservazione Sostitutiva

 

Le fatture vengono inviate a un provider esterno cui viene delegato il processo di conservazione.La piattaforma Genius si integra con servizi in cloud e consente di monitorare sia l’invio dei lotti sia l’esito del processo.

 

 

 

 
 
 

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